Сначала договорись о значении цифр
Выбери один месяц и одну валюту управленческого учёта. Зафиксируй часовой пояс выгрузки. Поступления в отчёте платформы, начисленный доход агентства и деньги на банковском счёте — разные показатели. Не соединяй их в одну строку «выручка». Сохрани исходную выгрузку, а корректировки веди отдельно с основанием и датой.
До расчёта выпиши условия каждого проекта: комиссия платформы, возвраты, база выплаты модели, доля агентства, реферальная ставка и её база. «Работаем 50/50» не отвечает на вопрос, что именно делим. В одном договоре модель получает долю после комиссии, в другом выплата привязана к исходным поступлениям. Условия нужно перенести буквально, а не подогнать под удобную таблицу.
Пройди от поступлений к доходу агентства
В нашем веб-инструменте комиссия платформы считается от поступлений за вычетом возвратов. Это явное допущение модели расчёта. Если исходная выгрузка уже содержит сумму после комиссии, не удерживай её второй раз: используй нулевую ставку и подпиши, что введена чистая сумма. Если у твоей площадки другая база, сначала приведи данные к согласованному определению.
Таблицу можно прокрутить по горизонтали →
| Учебный месяц, условные единицы | Сумма | Расчёт |
|---|---|---|
| Поступления до возвратов | 10 000 | Исходная сумма |
| Возвраты | 500 | Отдельная строка |
| Комиссия платформы | 1 900 | (10 000 − 500) × 20% |
| После платформы | 7 600 | 9 500 − 1 900 |
| Выплата модели | 3 800 | 50% от 7 600 |
| Доход агентства до своих затрат | 3 800 | 7 600 − 3 800 |
Это придуманные числа для проверки арифметики, а не тариф площадки и не реальный кейс. Ставки в инструменте меняются вручную. Доля агентства — дополнение доли модели до 100% выбранной базы. При выплате модели от исходных поступлений сумма агентства может оказаться отрицательной; таблица не должна прятать такой результат.
Собери расходы, которые легко забыть
Раздели их на команду и подрядчиков, привлечение моделей и рефералов, маркетинг, производство контента, сервисы и связь, студию, оборудование и прочее. Внутри каждой категории нужны конкретные строки. Не «маркетинг 600», а размещение, производство креатива, работа специалиста — если эти суммы оплачиваются отдельно. Общий месячный ретейнер не разбивай повторно на уже включённые услуги.
Для расходов запиши количество, цену, валюту, курс к базовой валюте, проект и комментарий. Курс — твой управленческий ввод с обозначенной датой, не автоматически полученная котировка. Выплаты команде учитывай в одном месте: если они рассчитаны на отдельном листе, не добавляй тот же итог ещё раз в расходы.
Реферал: процент всегда от названной базы
В учебном месяце 10% от дохода агентства составляют 380. Но 10% от суммы после платформы — уже 760, а от исходных поступлений — 1 000. Ставка одна, результат разный. Укажи в соглашении строку базы, период начисления, условия возврата и дату выплаты. В инструменте база «доход агентства» ограничивается нулём снизу: при убытке процентная выплата не становится отрицательной. Другие условия отражай отдельно.
Разовая фиксированная плата за привлечение и процент по тому же договору могут сосуществовать, если так согласовано. Но нельзя случайно занести одно вознаграждение и как строку «скаутинг», и как автоматический реферал. Перед закрытием месяца сверь основания.
Почему прибыль не равна деньгам
Допустим, операционные затраты — 1 000, покупка оборудования — 1 200, срок использования — 12 месяцев. В этой упрощённой управленческой модели ежемесячное списание покупки равно 100, без остаточной стоимости и частичного месяца. Тогда прибыль: 3 800 − 380 − 1 000 − 100 = 2 320. Денежный результат при оплате всей покупки сейчас: 3 800 − 380 − 1 000 − 1 200 = 1 220.
В реальной кассе добавятся задержки перечислений, остатки прошлых месяцев, задолженности и отдельные налоговые платежи. Для этого в XLSX есть самостоятельный денежный поток с фактическими датами. Не добавляй деньги на счёте к прибыли и не считай неоплаченную выручку уже доступной для вывода.
План, факт и три сценария
План зафиксируй до начала периода. Факт вноси по подтверждённым операциям. Если за месяц пришлось пересмотреть ожидания, сохрани исходный план и отдельно обозначь новую оценку — иначе любое отклонение исчезнет при переписывании цифр задним числом.
Осторожный, базовый и высокий сценарии — наборы твоих допущений, а не вероятности заработка. Меняй конкретные факторы: поступления, возвраты, затраты. В веб-инструменте три сценария рассчитываются на одной формуле. В книге один выбранный сценарий управляет планом; фактические операции от него не меняются. Проверь, какие расходы остаются даже при падении поступлений.
Закрытие месяца за один проход
- Сверь период, валюту и исходные суммы с выгрузкой.
- Подтверди возвраты и отсутствие повторной комиссии.
- Проверь базы всех процентных выплат.
- Сверь команду, подрядчиков и рефералов с первичными строками.
- Сопоставь план и факт по категориям и назови причины крупных отклонений.
- Отдельно проверь полученные и выплаченные деньги, остатки и обязательства.
Начни с калькулятора ниже, затем перенеси операции в книгу. Он помогает проверить логику одного периода, но не заменяет договор, бухучёт или налоговую консультацию.